Für die Software „Entscheiderkreis Reporting“ (entscheiderkreis-reporting.com) · Stand: 21. Juli 2026
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Software „Entscheiderkreis Reporting“, erreichbar unter entscheiderkreis-reporting.com (nachfolgend „die Software“ oder „der Dienst“). Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung der Software verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage. Für unsere allgemeine Unternehmenswebsite gilt die dort veröffentlichte Datenschutzerklärung.
Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:
Tobias Neumann (Einzelunternehmen), handelnd unter „Entscheiderkreis“Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sämtliche Datenschutzanliegen richten Sie bitte an die oben genannte Adresse für Datenschutzanfragen.
Entscheiderkreis Reporting ist eine B2B-Plattform für Geschäftsanbahnung (Outreach), Kampagnenmanagement und Reporting. Angemeldete Nutzer können damit Kontakt- und Leaddaten verwalten, E-Mail-Kampagnen und automatische Follow-ups über ihr eigenes verbundenes Gmail-Postfach versenden, eingehende Antworten innerhalb der Software lesen und beantworten, Ergebnisse auswerten sowie ausgewählte Auswertungen über Freigabelinks mit ihren Kunden teilen.
Daten, die Sie selbst importieren oder in der Software erfassen, insbesondere: Vor- und Nachnamen, geschäftliche E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firmenname, Land/Region, Branche, Status- und Nachfassinformationen, Termine sowie interne und externe Kommentare.
Betreff und Inhalt Ihrer Nachrichten, Empfängerlisten, Sendezeitpunkte, Versandstatus, Öffnungen (über einen Zählpixel), Klicks (über umgeschriebene Links), erkannte Antworten sowie Abmeldungen.
Über die Gmail-API abgerufene Nachrichten Ihres verbundenen Postfachs (Absender, Empfänger, Betreff, Inhalt, Zeitstempel sowie Angaben zu Anhängen), soweit dies zur Anzeige und Beantwortung von Antworten innerhalb der Software erforderlich ist. Wenn Sie einen Anhang öffnen, wird dieser über unseren Server von Google geladen und an Ihren Browser ausgeliefert, damit Ihr Zugangs-Token den Browser nicht verlässt.
Sie können Kolleg:innen per E-Mail in Ihren Arbeitsbereich einladen (Bereich „Aufgaben“). Von eingeladenen Personen verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und den Einladungsstatus. Eingeladene Personen erhalten ausschließlich Zugriff auf den Aufgabenbereich — nicht auf Leads, Kampagnen, Reporting oder Ihr Postfach.
Technische Daten, die beim Aufruf des Dienstes anfallen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Statuscode sowie Fehlermeldungen. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche.
Die Software greift ausschließlich mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (OAuth-Freigabe) auf Ihr Google-Konto zu. Sie entscheiden selbst, welches Postfach Sie verbinden, und können die Freigabe jederzeit widerrufen.
| Google-Berechtigung (Scope) | Wofür wir sie verwenden |
|---|---|
userinfo.email, userinfo.profile | Anmeldung am Dienst: Wir lesen Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Namen, um Ihr Konto zu erstellen bzw. zu identifizieren und den verbundenen Postfachnamen anzuzeigen. |
gmail.send | Versand von E-Mails in Ihrem Auftrag über Ihr eigenes Gmail-Postfach: Kampagnen-E-Mails, automatische Follow-ups, Antworten, die Sie in der Software schreiben, sowie Testmails an Sie selbst. |
gmail.readonly | Lesen von Nachrichten in Ihrem Postfach, um (a) Antworten Ihrer Empfänger im Bereich „Nachrichten“ der Software anzuzeigen, (b) automatisch zu erkennen, ob auf eine Kampagnen-E-Mail geantwortet wurde, damit keine weiteren Follow-ups versendet werden, und (c) den Text einer eingegangenen Antwort in den zugehörigen Lead-Datensatz zu übernehmen (Spalte „Antwort des Kunden“), damit Sie den Gesprächsstand in der Leadliste sehen. Der Abruf erfolgt automatisiert in regelmäßigen Abständen (ca. minütlich), auch wenn Sie gerade nicht angemeldet sind. Gespeichert werden dabei nur Nachrichten von Absendern, die bereits als Kontakt, Lead oder Kampagnenempfänger in Ihrem Konto vorhanden sind — sonstige Postfachinhalte werden nicht gespeichert. |
spreadsheets.readonly | Optionaler Import von Kontaktlisten aus einer von Ihnen ausgewählten Google-Tabelle. Wird nur ausgeführt, wenn Sie einen Import aktiv starten. |
Limited Use / Eingeschränkte Verwendung. Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die Entscheiderkreis Reporting über Google-APIs erhält, erfolgt in Übereinstimmung mit der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Verwendung (Limited Use).
Die von Google ausgestellten Zugangs- und Aktualisierungs-Token werden ausschließlich serverseitig in unserer Datenbank gespeichert und niemals an den Browser oder an Dritte übermittelt. Sie können die Verbindung jederzeit beenden — in der Software durch Entfernen des Postfachs unter „Sending accounts“ und/oder in Ihrem Google-Konto unter Sicherheit → Drittanbieter-Apps mit Kontozugriff. Nach dem Widerruf kann die Software nicht mehr auf Ihr Postfach zugreifen; bereits in der Software gespeicherte Nachrichteninhalte löschen wir auf Ihre Anforderung.
Hinsichtlich Ihrer Kontodaten sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Hinsichtlich der Kontakt- und Leaddaten, die Sie hochladen, und der damit versendeten Kampagnen sind Sie der Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten weisungsgebunden in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Sie stellen sicher, dass Sie für die Verarbeitung und die Kontaktaufnahme über eine gültige Rechtsgrundlage verfügen. Auf Wunsch schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Diese Rechtsgrundlagen betreffen ausschließlich die Verarbeitungen, für die wir Verantwortlicher sind (insbesondere Konto-, Sitzungs- und Protokolldaten). Für die von Ihnen hochgeladenen Kontakt- und Leaddaten sowie den Versand und die Auswertung Ihrer Kampagnen sind Sie Verantwortlicher — die Rechtsgrundlage hierfür bestimmen Sie (siehe Ziffer 5); wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Erbringung des Dienstes erforderlich ist:
Sofern eine Verarbeitung außerhalb der EU bzw. des EWR stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. EU-Standardvertragsklauseln). Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.
Die Daten werden in einer Datenbank auf dem von uns genutzten Server gespeichert. Die Übertragung zwischen Ihrem Browser und dem Dienst erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS/TLS. Der Zugriff ist durch Authentifizierung und Zugriffskontrollen beschränkt; Zugangs-Token werden ausschließlich serverseitig gespeichert. Wir erstellen Sicherungskopien, um Datenverlust vorzubeugen.
Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten verlangen — eine E-Mail an datenschutz@entscheiderkreis-reporting.com genügt. Wir löschen Ihr Konto einschließlich der gespeicherten Postfach- und Kampagnendaten innerhalb einer angemessenen Frist.
Wir setzen keine Werbe-, Marketing- oder Analyse-Cookies von Drittanbietern ein und binden keine Tracking-Netzwerke ein. Verwendet werden ausschließlich technisch notwendige Mechanismen:
Sie können Reportings und Leadlisten über einen Freigabelink teilen. Diese Seiten sind ohne Anmeldung erreichbar; ein Zugriff ist nur mit Kenntnis der individuellen Adresse möglich und kann von Ihnen zusätzlich mit einem Passwort geschützt werden. Sie entscheiden, welche Spalten und Inhalte im Freigabelink sichtbar sind, und können den Link jederzeit widerrufen.
Wichtiger Hinweis zu Antwortinhalten: Die Spalte „Antwort des Kunden“ enthält Text aus E-Mail-Antworten, der über die Gmail-API abgerufen wurde (siehe Ziffer 4.1). Wenn Sie diese Spalte in einem Freigabelink sichtbar schalten, sind diese Inhalte für jede Person einsehbar, die den Link kennt. Diese Freigabe erfolgt ausschließlich durch Ihre eigene Entscheidung; standardmäßig veröffentlichen wir keine Postfachinhalte. Wenn Sie das nicht möchten, blenden Sie die Spalte für den öffentlichen Link aus oder schützen Sie den Link mit einem Passwort.
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@entscheiderkreis-reporting.com.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie oben.
For the “Entscheiderkreis Reporting” software (entscheiderkreis-reporting.com) · Last updated: 21 July 2026
This Privacy Policy applies to the “Entscheiderkreis Reporting” software available at entscheiderkreis-reporting.com (the “Software” or the “Service”). It explains which personal data we process when you use the Software, for which purposes, and on which legal basis. This is the English translation of the German version above; in case of discrepancies, the German version prevails. For the avoidance of doubt, the Limited Use disclosure in Section 4.2 applies identically in both language versions.
The controller within the meaning of Art. 4(7) GDPR is:
Tobias Neumann (sole proprietorship), trading as “Entscheiderkreis”We have not appointed a Data Protection Officer. Please direct all privacy matters to the privacy address above.
Entscheiderkreis Reporting is a B2B platform for outreach, campaign management and reporting. Signed-in users can manage contact and lead data, send email campaigns and automated follow-ups from their own connected Gmail mailbox, read and answer incoming replies inside the Software, analyse results, and share selected reports with their clients via share links.
Data you import or enter yourself, in particular: first and last names, business email addresses, phone numbers, company name, country/region, industry, status and follow-up information, appointments, and internal and external comments.
The subject and content of your messages, recipient lists, send times, delivery status, opens (via a tracking pixel), clicks (via rewritten links), detected replies, and unsubscribes.
Messages retrieved from your connected mailbox via the Gmail API (sender, recipient, subject, content, timestamps and attachment details), to the extent required to display and answer replies inside the Software. When you open an attachment, it is fetched from Google through our server and delivered to your browser, so that your access token never leaves the server.
You can invite colleagues into your workspace by email (the “Aufgaben”/tasks area). For invited people we process their name, email address and invitation status. Invited people get access to the tasks area only — not to leads, campaigns, reporting or your mailbox.
Technical data generated when the Service is accessed: IP address, date and time, requested resource, status code and error messages. This data is used for secure operation and troubleshooting.
The Software accesses your Google account only with your explicit consent (OAuth authorisation). You choose which mailbox to connect and may revoke access at any time.
| Google permission (scope) | What we use it for |
|---|---|
userinfo.email, userinfo.profile | Signing in: we read your email address and name to create or identify your account and to label the connected mailbox. |
gmail.send | Sending email on your behalf from your own Gmail mailbox: campaign emails, automated follow-ups, replies you write inside the software, and test emails to yourself. |
gmail.readonly | Reading messages in your mailbox to (a) display your recipients' replies in the software's Messages (“Nachrichten”) section, (b) automatically detect that a campaign email was answered so that no further follow-ups are sent, and (c) copy the text of an incoming reply into the corresponding lead record (the “Antwort des Kunden” column) so you can see the state of the conversation in your lead list. Retrieval runs automatically at regular intervals (roughly every minute), including while you are not signed in. Only messages from senders that already exist in your account as a contact, lead or campaign recipient are stored — other mailbox content is not stored. |
spreadsheets.readonly | Optional import of contact lists from a Google Sheet you select. Runs only when you actively start an import. |
Limited Use. Entscheiderkreis Reporting's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Access and refresh tokens issued by Google are stored exclusively server-side in our database and are never exposed to the browser or to third parties. You can end the connection at any time — inside the Software by removing the mailbox under “Sending accounts”, and/or in your Google Account under Security → Third-party apps with account access. After revocation the Software can no longer access your mailbox; message content already stored in the Software will be deleted at your request.
With regard to your account data, we act as the controller under the GDPR.
With regard to the contact and lead data you upload and the campaigns sent with it, you are the controller; we process this data on your documented instructions as a processor (Art. 28 GDPR). You are responsible for ensuring you have a valid legal basis for the processing and for contacting the recipients. On request, we will enter into a Data Processing Agreement (DPA) with you.
These legal bases cover only the processing for which we are the controller (in particular account, session and log data). For the contact and lead data you upload, and for sending and analysing your campaigns, you are the controller — you determine the legal basis (see Section 5); we process that data solely on your instructions.
Personal data is shared only where necessary to provide the Service:
Where processing takes place outside the EU/EEA, it is based on appropriate safeguards under Art. 44 et seq. GDPR (e.g. EU Standard Contractual Clauses). We do not sell personal data.
Data is stored in a database on the server we operate. Transmission between your browser and the Service is encrypted exclusively via HTTPS/TLS. Access is restricted by authentication and access controls; access tokens are stored server-side only. We create backups to prevent data loss.
You may request deletion of your data at any time — an email to datenschutz@entscheiderkreis-reporting.com is sufficient. We will delete your account including stored mailbox and campaign data within a reasonable period.
We use no third-party advertising, marketing or analytics cookies and embed no tracking networks. Only strictly necessary mechanisms are used:
You can share reports and lead lists via a share link. These pages are accessible without signing in; access requires knowledge of the individual address and can additionally be protected with a password you set. You decide which columns and content are visible in a share link, and you can revoke the link at any time.
Important note on reply content: the “Antwort des Kunden” (customer reply) column contains text from email replies retrieved via the Gmail API (see Section 4.1). If you make that column visible in a share link, this content becomes readable by anyone who has the link. This disclosure happens solely by your own choice; we never publish mailbox content by default. If you do not want this, hide the column for the public link or protect the link with a password.
Under the GDPR you have the right to:
To exercise your rights, simply write to datenschutz@entscheiderkreis-reporting.com.
You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority (Art. 77 GDPR). The authority responsible for us is the Hessian Commissioner for Data Protection and Freedom of Information, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Germany.
We update this Privacy Policy when the Service or the legal situation changes. The version published on this page applies; the date of the last update is shown at the top.